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河南牧业经济学院党政公文处理暂行办法
2016-03-29 19:34 校长办公室 

为适应学院工作需要,推进学院党政公文办理工作科学化、制度化、规范化,进一步提升工作效率和办文水平,依据国家《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)等有关规定,本着“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的原则,结合工作实际,制定本办法。

一、公文种类

学院党政公文的种类主要有:

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

3.公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

4.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

5.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

6.通知。适用于发布、传达要求各单位执行或有关单位周知的事项,批转、转发公文。

7.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

8.报告。适用于向上级组织汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

9.请示。适用于向上级组织请求指示、批准。

10.批复。适用于答复学院各单位的请示事项。

11.函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

12.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、公文格式、行文规则、公文拟制

学院党政公文的公文格式、行文规则、公文拟制按照《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)国家标准执行。结合学院实际,另提出如下规则。

1.发文权限。学院暂实行党政一级发文,首先由主管领导会签,再由党委书记、院长签发。依据职权划分,纪委、工会可单独行文。如遇干部(科级)任命、人事调动等特殊情况,相关职能部门可单独行文,行文时须报请主管领导批准会签。

2.发文标志。学院党委文件版头使用“中共河南牧业经济学院委员会文件”字样;学院行政文件版头使用“河南牧业经济学院文件”字样;校纪委文件版头使用“中共河南牧业经济学院纪律检查委员会文件”字样;工会文件版头使用“河南牧业经济学院工会委员会文件”字样;职能部门发文时,公文版头不带“文件”二字,即:依据职能划分,分别使用“中共河南牧业经济学院委员会”、“河南牧业经济学院”字样。

3.发文字号。以党委名义印发的文件,字号使用“校党××××××号”;以学院名义印发的文件,字号使用“校政××××××号”;以纪委名义印发的文件,字号使用“校纪××××××号”;以工会名义印发的文件,字号使用“校工××××××号”;以职能部门名义印发的文件,字号使用如“校组××××××号”、“校人××××××号”等。联合发文字号使用最高级别单位发文字号或者牵头单位发文字号。

三、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理等。

1.收文办理。收文办理是指对收到的各级各类公文进行办理的整个过程,主要包括:

(1)签收。文秘工作人员对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。清点时如发现问题,立即向发文机关查询,并采取相应的处理措施

(2)登记。文秘工作人员应逐项登记公文的标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等信息

(3)初审。文秘工作人员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由学院办理。

(4)拟办。文秘工作人员填写收文处理专用签,根据分工送党委办公室主任、院长办公室主任分别提出拟办意见,按照拟办意见呈相关领导批示。

(5)传阅。文秘工作人员根据主管领导批示和工作需要将需要办理的公文及时送传阅对象阅知或者转有关单位办理。凡领导明确批示相关部门办理的文件,应在第一时间送交主办部门阅办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,对公文办理情况应详细记载,不得漏传、误传、延误。机要文件传阅要当天送、当天收回,或组织阅文者在机要室阅读。

(6)承办。属于承办单位职权范围内的事项,承办单位根据领导批示、按照文件要求办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办单位,由主办单位主动与有关部门协商办理。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

(7)催办。文秘工作人员及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责及时催办,并随时或定期向主管领导汇报办理情况。

(8)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

2.发文办理。发文办理是指制发学院党政公文的整个过程,主要包括:

(1)拟稿。主办单位负责人应当主持、指导公文起草工作。起草公文应进行调查研究和充分论证,广泛征求有关部门意见,所提政策措施和办法切实可行,符合国家法律法规和党的路线方针政策,并同现行有关公文相衔接。对涉及两个及以上单位职权范围内的事项,主办单位应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。拟文要求内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼,文种正确,格式规范。

(2)核稿。公文文稿签发前,应当根据分工由党委办公室、院长办公室进行审核。审核的重点是:行文理由是否充分,行文依据是否准确;文种是否正确,格式是否规范;其他方面是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回主办单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由主办单位修改后重新报送。

(3)会签。文秘工作人员应将核稿后的文稿及填写好的发文稿签,呈送主管领导会签。联合发文的要呈送相应主管领导会签。

(4)签发。校核、修改并誊清后的稿件由文秘工作人员送党委书记、院长签发。

(5)编号。根据分工由党委办公室、院长办公室文秘工作人员依次有序进行编号。文秘工作人员应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(6)印制。主办单位在公文正式印制前要进行复核。公文印制必须确保质量和时效,按照所需份数印制,杜绝浪费。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(7)用印。按照印章管理规定,办理用印手续。

(8)核发。公文印制完毕,主办单位应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发到收文单位或通知收文单位领取

四、公文管理

1.党委办公室、院长办公室指定专人按照有关规定,根据分工负责公文收发、归档和销毁。

2.上级机关的公文,严格按照上级要求确定阅文范围。如工作需要,除涉密和注明不准翻印以外的公文,根据分工经党委办公室主任、院长办公室主任批准,可以复印,并登记复印时间、份数、分发范围等。

3.涉密文件阅文范围之内的人员,按照规定到机要室阅读上级机关的公文,其他人员未经批准,不得借阅。

4.公文办完后,应当根据有关档案法律法规以及其他档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。

5.归档范围内的公文,按照有关规定定期向档案管理部门移交,要保证归档公文的齐全、完整。

6.不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并根据分工经党委办公室主任、院长办公室主任批准,可以销毁。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。

五、附则

1.本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。

2.本办法自发布之日起施行。

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