为规范会议管理，严格会议制度，端正会风，切实提高会议质量和效率，结合学院实际，特制定本办法。

一、召开会议的原则

1.计划。会议是研究、部署、落实工作的重要形式，要切实加强会议的计划管理，促进各项工作有计划、有步骤开展。

2.高效。召开的会议应注重实效，主题鲜明，准备充分，力求达到最佳效果。

3.精简。严格控制会议数量、会期和参会人数，能合并召开的会议要统筹合并。

4.节约。严格控制会议开支，厉行节约，不讲排场，严禁铺张浪费。

二、会议的类型和协调

党办、院办是学院会议组织与管理的总协调单位，具体负责各类会议的总体协调与安排。

1.党委会、书记办公会、党政联席会、党委中心组学习会、领导班子民主生活会由党办负责通知、协调。

2.院长办公会、院学术委员会会议由院办负责通知、协调。

3.主管领导召集的工作研究、部署会议，根据分工由党办、院办分别通知、协调。

4.教职工大会、党员大会、党代会、教代会、中层干部会、团代会和学代会等全校性会议，由承办单位组织筹备，报请党委会批准，由党办通知并牵头协调、安排。

5.对外承办的学术会议、大型人才交流会、院运动会及围绕专业实践教学开展的商品展示会、模拟交易会等，由承办单位组织筹备，报请院长办公会批准，由院办通知并牵头协调、安排。

6.工作协调会、现场办公会、研讨会和专题讲座等专项工作会议，由承办单位负责组织筹备，报请主管领导批准，根据分工由党办、院办分别通知、协调。

7.各单位内部召开的会议，由各单位负责组织。如使用学校会议室，由院办协调、安排。

三、会议管理

1.加强会议计划管理。根据《党委会会议议事规则（试行）》，党委会一般为每三周召开一次；根据《院长办公会会议议事规则（试行）》，院长办公会一般为每两周召开一次；其他领导班子有关会议、党委中心组学习会按照有关规定召开；主管领导召集的工作研究、部署会议，根据工作需要适时召开。每周一上午11点前，两办负责向院领导征集上述会议安排，列入《学校每周工作、会议安排表》

2.严格会议审批程序。须经党委会、院长办公会或主管领导批准召开的会议，由承办单位填写《河南牧业经济学院会议计划审批表》，在每周一上午11点以前将审批表报党办或院办审核，经主管领导签字批准后，由两办负责一并列入《学校每周工作、会议安排表》，根据分工由两办通知并协调、安排。除紧急临时会议外，原则上不得以口头形式代替审批程序，对未及时办理审批手续的会议，原则上不临时安排。

3.严格会议内容审核。两办在接受各单位的会议计划审批表时，要对会议的内容和有关材料进行必要的审核。审核的内容主要包括：

（1）会议准备是否充分，内容是否充实和必要；

（2）会议如有需要议定的事项，是否有成熟的意见；

（3）会议的议程是否合理；

（4）会议安排的时间、地点、与会人员等是否可行；

（5）相关会议是否可以合并召开；

（6）需要经费的会议，经费预算是否已落实。

4.做好会议材料归档工作。两办负责进行会议材料的归档工作，将计划审批表、会议通知、签到记录、主持词、领导讲话、文件材料和会议纪要等材料归档，做到一会一档。

四、会议纪律

1.通知。确定召开的会议，根据分工两办负责提前1-2天通知到各单位负责人即中层正职，由各单位正职通知本单位副职和其他参会人员。各单位正职按照会议通知要求，安排本单位全体参会人员准时到会。

2.请假。全体参会人员，须准时到会，全程参会。确系不能参会或不能正常参会的，须严格履行请假手续。以部门为单位，由各单位正职统一向会议主持人请假，经批准后，报党办或院办备案。

3.考勤。参会人员应提前10分钟到会签到，不准代签、补签。没有履行请假手续、迟到10分钟以上、中途退场或没有签到的，按缺席会议对待。党办和院办在每学期期末对各单位中层干部参会情况进行汇总、公示，并转党委组织部作为干部年度考核的依据之一。

4.座次。参会人员要在指定位置就座。会场摆放座位牌的，按座位牌就座；没有摆放座位牌的，集中就座或按所在单位区域就座。

5.秩序。参会人员要自觉维护会场秩序，集中精力，认真听会，做好记录。不交头接耳，不随意离会，不从事与会议无关的事务。进入会场要自觉将手机关闭或置于静音振动状态。

6.传达。会后，各单位正职负责向本单位人员尤其是对未参加会议的请假人员传达会议精神，落实工作。